Die dritte Regel für eine effektive Lagerverwaltung:

Jeder weiß immer, was wo ist und was wo hingehört.

Anders ausgedrückt: Jeder Mitarbeiter weiß immer, wo er oder sie das benötigte Material, Werkzeug oder den benötigten Schlüssel findet.

Das sorgt für weniger Unterbrechungen durch Rückfragen, mehr Verantwortungsbewusstsein und höhere Produktivität.

Mit Lager im Griff ist diese Schritt sehr einfach. Die Daten sind durch das Einhalten der ersten beiden Regeln bereits erfasst. Jetzt muss nur noch jeder Mitarbeiter einen Zugang zur Lager im Griff App bekommen und schon sind die benötigten Informationen immer dabei.

Über die verschiedenen Berechtigungs-Stufen können Sie übrigens genau einstellen, was der einzelne Mitarbeiter sehen und bearbeiten darf.

Was, wenn Artikel nicht mehr im täglichen Gebrauch sind, Sie die Daten aber dennoch nicht löschen möchten?

Dafür ist die Archiv-Funktion von Lager im Griff gedacht. Diese können Sie folgendermaßen nutzen:

In der App können Sie nicht mehr benötigte Materialien über die Detailansicht archivieren. Bei Werkzeugen und Schlüsseln geht das, indem Sie in der Listenansicht den Artikel nach rechts schieben. Durch das Archivieren wird der Artikel nicht mehr in der App angezeigt.

In der Webanwendung können Sie bei einem oder mehreren Artikeln einen Haken setzen und anschließend auf das Archiv-Symbol klicken. Hier können Sie sich die archivierten Artikel auch anzeigen lassen und wieder aktivieren.

Archivierte Artikel anzeigen
Archivierte Artikel wieder aktivieren

Stück für Stück.

Das eigene Lager in den Griff zu bekommen ist für viele Unternehmen eine ähnlich große Aufgabe, wie das Verspeisen eines Elefanten. Oder der gesamten Ernte eines ausgewachsenen Walnussbaums für die Vegetarier. Über die Jahre sammelt sich einiges an. Baustellenrückläufer, Sonderangebote und Fehlbestellungen führen dazu, dass immer mehr „Zeug“ die Regale füllt. So wird es Woche für Woche, Monat für Monat und Jahr für Jahr immer schwieriger, die Übersicht zu behalten. Nur wenige Mitarbeiter können dann noch wichtige Materialien und verkaufsfähigen Produkte von denjenigen unterscheiden, bei denen entweder bereits die Garantie abgelaufen ist, oder durch einen Sortimentswechsel die Wahrscheinlichkeit gegen 0 geht, dass diese noch verkauft werden.

Der Berg wächst und damit der Respekt vor der Aufgabe, diesen Stück für Stück wieder abzutragen. Doch die Alternative ist auch nicht gerade rosig. Suchen ist kostbare Arbeitszeit und Material, das nicht verkauft wird, totes Kapital. Die Liquidität leidet, die Mitarbeiterzufriedenheit ebenso und es wird schon fast peinlich, Kollegen, Lieferanten oder gar Kunden das Lager zu zeigen.

Wie also die Herausforderung meistern? Stück für Stück. Fangen Sie mit einem Regal an. Mit einer Kiste. Mit einer Schublade. Nehmen Sie einen Gegenstand nach dem anderen in die Hand und entscheiden Sie, ob dieser einen eigenen Lagerplatz verdient hat, da er häufig gebraucht wird, ob er guten Gewissens und vor allem gut dokumentiert in einem Sammelbehälter landet oder ob er entsorgt werden kann. Wenn Sie unsicher sind, nehmen Sie die mittlere Variante und schauen Sie nach drei Monaten oder nach einem halben Jahr den Sammelbehälter nochmals durch.

Sobald Sie auf diese Weise die Materialien sortiert haben, erfassen Sie diese direkt in der App. Anschließend drucken Sie für die wichtigen Materialien und die Sammelbehälter Etiketten aus. So weiß direkt jeder Mitarbeiter, was im Lagerort liegt und wo die Materialien gefunden werden.

Diesen Vorgang wiederholen Sie wann immer Sie 15 Minuten Zeit haben. Am besten schnappen Sie sich dafür noch einen Mitarbeiter oder Auszubildenden, um Ihre Gedanken beim Sortieren direkt weiterzugeben. So können Sie die Aufgabe bald weitergeben und die Verantwortung für Ihre Lagerartikel an diejenigen übertragen, die mit diesen täglich arbeiten.

Wenn Sie zum Vorgehen Fragen haben oder persönliche Unterstützung benötigen: Melden Sie sich gerne. Ich habe bereits einige Aufräumaktionen begleitet und unterstütze Sie gerne dabei, Ihren Elefanten fachmännisch zu zerlegen. Und gegen Walnüsse habe ich auch nichts einzuwenden.

Ihr Steffen Grell

Bevor ich anfange – was ist überhaupt „Lager“. Für mich ist all das Lager, was einem physischen Gegenstand eine Heimat bietet. Sei es kurzfristig (zerknülltes Papier im Korb) oder langfristig (Farbe an der Wand). Inhalt dieses Lagers können Dinge zum Verbrauchen sein (Farbe im Eimer), zum Verkaufen (Farbeimer im Verkaufsregal) oder Dinge zum Gebrauchen (Schlüssel, Farbwalze, Regal für Farbeimer). Physische Dinge zum Anfassen. Dinge, die Raum einnehmen, auch wenn er noch so klein ist. Dinge, die verwendet werden, um etwas zu erschaffen. Dinge, die Teil eines anderen Dings werden oder die dabei helfen, Dinge zu verändern.

Materialien. Werkzeuge. Schlüssel.

Gut, streng genommen sind Schlüssel Werkzeuge. Aber so wichtig, dass sie eine eigene Kategorie bekommen.

Ohne Lager kein Unternehmen, so wie ohne Herz kein Mensch. Das Lager gibt dem Unternehmen noch keinen Sinn, aber es bestimmt maßgeblich, wie das Unternehmen seine Arbeit (Kunden glücklich machen, etwas „da draußen“ verändern) verrichten kann. Es pulsiert, nimmt Ware auf und gibt sie wieder frei. Es kann Sicherheit bieten oder verunsichern. Den Arbeitsablauf erleichtern oder erschweren. Motivieren oder entmutigen.

Das Lager wird meist erst dann beachtet, wenn es nicht mehr funktioniert. Wenn Materialien verschwinden, defekte Werkzeuge mit auf die Baustelle genommen und Kundenschlüssel stundenlang gesucht werden. Dann braucht es große Anstrengung, um es zumindest für einige Zeit wieder funktionstüchtig zu machen.

Ein funktionierendes, transparentes Lager gibt Aufschluss über den Zustand eines Unternehmens. Offensichtlich: Liquidität, Warenumschlag, Verschwendung durch Suchzeiten. Weniger offensichtlich: Kundenzufriedenheit, Mitarbeitermotivation und Führungsqualität der Geschäftsführung.

Welchen Stellenwert hat Ihr Lager für Sie? Welchen für Ihre Mitarbeiter? Und was würde sich für Ihr Unternehmen ändern, wenn dieser Stellenwert erhöht würde?